مدیریت برنامه ریزی و جایگاه ارتباط موثر

مدیریت برنامه ریزی استراتژیک و مهارت ارتباط موثر رابطه تنگاتگی با یکدیگر دارند

 مدیریت برنامه ریزی استراتژیک و جایگاه ارتباط موثر و مهارت ارتباطی 

مدیریت برنامه ریزی منابع انسانی در مراجل استخدام و توانمند سازی کارکنان بانک ملت ، بانک ملی و بانک پارسیان 

منابع انسانی ارزنده‌ترین منبع استراتژیک سازمان‌ها می‌باشد و طرح‌ریزی استراتژیک منابع انسانی در سازمان‌ها اهمیت خاص خود را داراست. مدیریت منابع انسانی و مدیریت برنامه ریزی ، موضوعی فارغ از امور اصلی و در جنب سازمان نیست، بلکه با عملکرد کل سازمان پیوند می‌خورد و یکی از موارد بسیار مهمی که بر عملکرد سازمان‌ها، تأثیر گذار است، ارتباط موثر  و پرورش مهارت ارتباطی کارکنان است. در این مقاله سعی بر آن است تا اهمیت جایگاه مهارت ارتباطی را در رویکرد مدیریت برنامه ریزی استراژیک سه بانک ملت ، بانک ملی و بانک پارسیان  بررسی شود.

نویسنده گان: محمود امیری نیا و سید رضا دریاباری

 درباره مدیریت برنامه ریزی استراتژیک

منابع انسانی ارزنده‌ترین منبع استراتژیک سازمان‌ها می‌باشد و مدیریت برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی در سازمان‌ها اهمیت خاص خود را داراست. مدیریت برنامه ریزی منابع انسانی بخشی از مدیریت است که با تأکید بر نگرش سیستمی اقتضایی با دید برنامه ریزی استراتژیک به امور جذب ، استخدام و تأمین و توانمندسازی منابع انسانی، پرورش و بهسازی آن، حفظ و نگهداری و در نهایت به‌کارگیری مؤثر منابع انسانی در راستای اهداف استراتژیک و در تعامل با شرایط و ویژگی‌های برون‌سازمانی و درون‌سازمانی می‌پردازد. در مدیریت برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی که با دریافت و تجزیه و تحلیل اهداف استراتژیک سازمان و بررسی دقیق محیط بیرونی و درونی سازمان آغاز می‌شود و با توجه به محدودیت‌ها و امکانات در راستای مأموریت سازمان، اهداف مدیریت استراتژیک منابع انسانی و استراتژی‌های نیل به اهداف مورد نظر تبیین و ارائه می‌شود (پیرس، ۱۳۸۰).

جایگاه مدیریت برنامه ریزی منابع انسانی در سازمان بهره ور

از سوی دیگر، اگر مدیریت برنامه ریزی منابع انسانی را «افزایش مشارکت بهره‌افزای انسان‌ها در سازمان» تعریف کنیم، آنگاه این مدیریت به تمامی جنبه‌های مدیریتی سازمان (بازاریابی، تحقیق و توسعه، تولید و خدمات، مالی، حسابداری و غیره) تسری می‌یابد. برنامه ریزی عبارت است از طریقه و روش نیل به اهداف سازمانی، و به تبع آن استراتژی عبارت از تمام امکانات لازم برای انجام موفقیت آمیز وظایف سازمانی است.( دبلیو واکر، ۱۳۷۵) از این رو، برنامه ریزی استراتژیک فرایندی است که ضمن آن اهداف بلندمدت سازمانی تعیین و تصمیم گیری برمبنای روشها، جهت دستیابی به این اهداف را دربرمی گیرد که از قبل پیش بینی شده اند. یا به عبارتی، تلاش سازمان یافته و منظم برای تصمیم گیری اساسی و انجام اقدامات بنیادی است که جهت گیری فعالیتهای یک سازمان با دیگر نهادها را در چارچوب قانونی شکل می دهند.( منوریان، ۱۳۶۹).

اهمیت و نقش

برنامه زمانی، برای فرایند برنامه ریزی استراتژیک به ماهیت، نیازهای سازمان و محیط خارجی آن بستگی دارد. مدیریت برنامه ریزی در سازمانها درقالب تولیدی و خدماتـــی انجام می گیرد که سریعاً درحال تغییراند. در چنین موقعیتی، مدیریت برنامه ریزی ممکن است یک یا دو بار در سال به صورت یک سری مراحل جامع و جزئـــــی تدریجی با توجه به ماموریت، چشم انداز، ارزشها، کنکاش محیطی، اهداف، استراتژی ها، مسئولیتها، جدول زمانی، بودجه و غیره انجام گیرد. به عبارتی، اگر سازمانی سالهای زیادی در بازار ثابت فعالیت می کند برنامه ریزی ممکن است در سال یک بار و فقط در بخشهای مشخصی صورت گیرد. برای مثال، برنامه ریزی درحین کار ازطریق اهداف، مسئولیتها، جدول زمانی، بودجه و غیره هر ســال به روز می شوند.( کارتر، ۱۹۹۰) با این دیدگاه، مدیریت برنامه ریزی منابع انسانی، موضوعی فارغ از امور اصلی و در جنب سازمان نیست، بلکه با عملکرد کل سازمان پیوند می‌خورد. (امیرانتخابی، ۱۳۸۹). عملکرد سازمانی، شاخصی است که چگونگی تحقق اهداف یک سازمان یا مؤسسه را در مدیریت برنامه ریزی اندازه گیری می نماید (هو، ۲۰۰۸).

تعریف هرسی و گلداسمیت از مدیریت برنامه ریزی و عملکرد موثر

مدل اچیو

 هرسی و گلداسمیت، هفت متغیر برای مدیریت برنامه ریزی و مدیریت عملکرد مؤثر تعریف کرده اند. مشوق، توانایی، درک، حمایت سازمانی، سازش محیطی، بازخور و اعتبار که یک واژه هفت حرفی معادل

عملکرد، کلمه achieve  است که با جانشین کردن ability به معنای توانایی،
clarity به معنای وضوح،
help به معنای کمک،
incentive به معنای مشوق،
evaluation به معنای ارزیابی،
 validity به معنای اعتبار،
environment به معنای محیط،

مدل اچیو را به وجود آورد (هرسی و بلانچارد، ۱۳۸۲).

ارتباط موثر و جایگاه آن در بهره وری سازمان

علاوه بر این یکی از موارد بسیار مهمی که بر عملکرد سازمان‌ها، تأثیر گذار است، اارتباط موثر کارکنان است. ارتباطات و چگونگی جهت گیری آنها به سمت «اهداف سازمانی» از مسائل ضروری مورد توجه مدیران می باشد، به این دلیل که ارتباط موثر در سطح مدیران به این صورت است که مدیران دریافته اند ارتباط موثر با کارکنان و برقراری ارتباط و درک انگیزه های ارتباطی آنان، در توفیق مدیران برای رسیدن به اهداف طراحی شده سازمان در مدیریت برنامه ریزی یک امر حیاتی است (عباس پور، ۱۳۸۹)، از طرف دیگر ارتباطات اثربخش کارکنان با مشتری و با خود می تواند به افزایش بهره وری و نیز عملکرد سازمانی بیانجامد. فورستر، از ارتباطات به عنوان «جریان خون» سازمان یاد می کند و آن را به عنوان وسیله ای مهم می داند که سازمان با استفاده از آن، قادر به انجام امور است (۲۰۰۵).

مدیریت برنامه ریزی استراتژیک و مهارت ارتباط موثر رابطه تنگاتگی با یکدیگر دارند

 تعاریف ارتباط موثر 

ادوین امری و ساروخانی

ادوین امری، مفهوم ارتباطات در معنای عام چنین تعریف می کند :«فن انتقال اطلاعات، افکار و رفتار انسانی از یک شخص به شخص دیگر» (ساروخانی، ۱۳۸۷)

مدل ارتباطی بارکر و امیری نیا 

و بارکر، آن را در مفهوم مدل ادراکی بافتی، به عنوان یک فهم و ادراک مشترک میان افراد و گروه ها در زمینه ها و بافتهای مختلف روانشناسی، رابطه ای، موقعیتی، محیطی و فرهنگی تعریف کرده است (امیری نیا، ۱۳۹۰).  

فرهنگی

ارتباطات، زمانی اثربخش است که محرکی را به عنوان آغاز گر مورد نظر فرستنده با محرک مشهود گیرنده که از خود بروز می دهد و آن دو را به گونه به هم نزدیک می کند، مورد توجه قرار دهد (فرهنگی، ۱۳۸۴).

اسکات و میشل و محمد زاده 

 اسکات و میشل نیز چهار هدف را برای ارتباط میان شخصی تعیین نموده اند:

  1. تأثیر گذاری بر دیگران
  2. بیان احساسات
  3. دریافت و مبادله اطلاعات
  4. تقویت ساختار رسمی سازمان مانند استفاده از مجاری سازمانی

به عبارت دیگر ارتباطات میان شخصی به کارکنان تمامی سطوح سازمانی اجازه می دهد که با یکدیگر تعامل داشته و به اهداف مطلوب نائل شوند و ساختار سازمانی نیز بهره مند شود. این هدف در خدمت تک تک افراد قرار می گیرد و هدف بزرگتر آن نیز اصلاح کیفیت حیات شغلی و اثربخشی سازمانی است (محمد زاده، ۱۳۷۵).

تعریف بارتون

اما لازمه پرورش ارتباطات اثربخش کارکنان در جهت عملکرد سازمانی، داشتن مهارت ارتباطی است.

پرسشنامه مهارت ارتباطی بارتون 

مهارت ارتباطی دارای سه خرده مقیاس اصلی می باشد: مهارت کلامی، مهارت شنود و مهارت بازخورد (بارتون، ۱۹۹۰).

مدل های ارتباط موثر

 اگر بخواهیم مسئله را طرح کنیم بار دیگر نیاز داریم که به مدل اچیو به عنوان یک مدل کارآمد در عملکرد سازمانی اشاره کنیم. در مدل اچیو اصطلاح توانایی به دانش و مهارت پیروان گفته می شود. لازم است به یاد داشته باشیم که شایستگی افراد عمومیت ندارد و همانطور که پیش از این گفته شد، ابزار کلیدی توانایی عبارتند از دانش مربوط به تکلیف (کارآموزی رسمی و غیررسمی که کامل کردن تکلیف خاصی را تسهیل می کند) و قابلیت های مربوط به تکلیف (توانایی بالقوه و یا صفات ممیزه ای که اتمام موفقیت آمیز را تقویت می کند). مدیر باید در تحلیل عملکرد پیرو بپرسد که آیا این شخص دانش و مهارت های لازم برای تکمیل کردن موفقیت آمیز این تکلیف را دارد یا خیر؟ (هرسی و بلانچارد، ۱۳۸۲).

عوامل تأثیر گذار بر مدیریت برنامه ریزی و مهارت ارتباط موثر کارکنان

در این راستا مسئله این خواهد بود که آیا در سازمان مورد نظر نسبت به بنگاه ها و سازمان های دیگر، کارمندان دانش و مهارت های لازم برای تکمیل کردن موفقیت آمیز مهارتهای ارتباطی را دارند یا خیر؟ به نظر می رسد این توانایی در نظام آموزشی سازمان ها در جهت توانمندسازی نیروی کار و سیستم انتخاب و جذب نیروی انسانی هنوز اهمیت خود را به دست نیاورده است و نیاز است که تحقیقات هدفمندی در این زمینه شکل بگیرد تا اهمیت آن مشخص شود. اما از آنجا که تحقیقاتی که بتواند چنین ضعفی را بررسی کند در ایران کمتر صورت گرفته است و فقدان آمار و اطلاعات منسجم و دقیق ، دسترسی به آمار مورد نیاز مطالعه را تبدیل به  یک چالش مهم می نماید، به همین دلیل مصاحبه با خبرگان و نیز پرسشنامه های ارزیابی مهارتهای ارتباطی که استاندارد شده باشد، می تواند تا حدودی برای پژوهندگان این حوزه راه گشا باشد.

لازم به ذکر است که صرف نظر از عوامل فرهنگی، محیطی، موقعیتی و روانشناختی، ضعف سیستم های آموزشی و عدم توجه به این مقوله در سیستم های گزینشی سازمان های کشورمان یکی از علل اساسی ضعف در مهارت ارتباطی کارکنان باشد:

  • ضعف سیستم آموزشی در انتخاب اساتید مهارتی در این حوزه
  • اهمیت ندادن به آموزش مهارتها در چارچوب نظام آموزشی
  • عدم تخصیص بودجه کافی به افزایش توانمندسازی
  • نگاه سنتی مدیران و رؤسا به حوزۀ مهارت ارتباطی
  • عدم آموزش سالیانه ، بلند مدت و پیوسته
  • عدم گرفتن بازخورد از کارمندان و مدیران در جهت بهبود ضعف های ارتباطی در سازمان
  • عدم توجه به انگیزه ها و انتظارات فردی
  • نگرش تابع بودن کارمندان به جای نگرش متعهد بودن آنها
  • عدم احساس نیاز به آموزش مهارتهای ارتباطی در سطح بین فردی و سازمانی از عوامل مهمی هستند که می تواند مورد بررسی قرار بگیرد.
عوامل تأثیر گذار بر مدیریت برنامه ریزی و مهارت ارتباط موثر کارکنان
عوامل تأثیر گذار بر مدیریت برنامه ریزی و مهارت ارتباط موثر کارکنان

پیشنهاد

مقایسه وضع موجود با وضع مطلوب

مدیریت پرسنل (وضع موجود)
مدیریت منابع انسانی (وضع مطلوب)
چشم انداز برنامه ریزی
کوتاه مدت
بلند مدت و استراتژیک
قرارداد روانشناختی
تبعیت
تعهد
سیستم های کنترلی
کنترل های بیرونی
کنترل های خود و درونی
چشم انداز ارتباطی کارکنان
کثرت گرایی با اعتماد جمعی کم وحدت طلب با اعتماد فردی منحصر به فرد
معیارهای ارزیابی
بهه حداقل رساندن هزینه ها
حداکثر بهره وری با استفاده از مدیریت سرمایه
معیار مهارت ارتباطی
عدم  آموزش مهارت محور
آموزش مهارت محور
منابع

 امیرانتخابی، شهرود. (۱۳۸۹). مدیریت منابع انسانی؛ چالش‌ها و راهبردها، معاونت پژوهشهای فرهنگی و اجتماعی / گروه پژوهش‌های مدیریت، آموزش و منابع انسانی،۳٫

امیری نیا، محمود (۱۳۹۰). ارتباطات اثربخش: مدل بافتی ادراکی ارتباطات، انتشارات سمنگان و بررسی و اندازه گیری ارتباط موثر کارکنان در حال استخدام و توانمندسازی بانک ملت ، بانک پارسیان و بانک ملتی (۱۳۹۱-۱۳۹۴)

پیرس و رابینسون. (۱۳۸۰). مدیریت برنامه ریزی و مدیریت استراتژیک؛ ترجمه: سهراب خلیلی شورینی، انتشارات یادواره کتاب، چاپ دوم، ۱۳۸۰٫

سامع، م، علیزاده (۱۳۸۷) بررسی رابطه بین مهارت های ارتباطی مدیران و روحیه دبیران دبیرستان های شهرستان مراغه، پایان نامه کارشناسی ارشد .دانشگاه آزاد واحد تبریز.

جیمز دبلیو واکر، جیمز. (۱۳۷۵).  مدیریت برنامه ریزی استراتژیک منابع انسانی؛ ترجمه:  خدابخش داشگرزاده، انتشارات موسسه نشر فرهنگی زند.

فرهنگی، علی اکبر. (۱۳۸۴). ارتباطات انسانی، چاپ هشتم، تهران: مؤسسه خدمات فرهنگی رسا.

محمد زاده، ع. مهروژان، آ. (۱۳۷۵). رفتار سازمانی (نگرش اقتضایی)، تهران: مرکز آموزش مدیریت دولتی.

منوریان، عباس. (۱۳۶۹). فرایند مدیریت برنامه ریزی استراتژیک؛ فصلنامه مدیریت دولتی، انتشارات مرکز آموزش مدیریت دولتی، شماره ۱۰ پاییز ۱۳۶۹.

عباس پور، عباس. (۱۳۸۷). مدیریت برنامه ریزی منابع انسانی پیشرفته، چاپ سوم، تهران، سمت.

عباس پور، عباس. باروتیان، هدی. (۱۳۸۹). بررسی رابطه ارتباطات اثربخش و عملکرد سازمانی، فصلنامه مدیریت و منابع انسانی در صنعت نفت. شماره ۱۰٫

هرسی، پاول. بلانجارد، کنت، اج. (۱۳۷۸). مدیریت برنامه ریزی و رفتار سازمانی، چاپ ششم، تهران، مؤسسه انتشارات جهاد دانشگاهی.

Burton G. E, (1990).Exercises in Management, Boston: Houghton-Mifflin, 199-202.

Ho, L. (2008). What affects organizational performance? Industrial Management & Data System, 108-118.

Carter, M. (1990). Strategic planning (In NONPROFIT OR FOR PROFIT
ORGANIZATIONS) internet, M.G.Singer “HUMAN RESOURCE MANAGEMENT” PWS-KENT CO, 4,5:100.

با خرید پکیج کتاب هوش هیجانی به صورت آنلاین ، در پنج طرح طلا سکه و کتاب شرکت نمایید: www.mahmoodamirinia.ir

نویسنده: سایت آموزش هوش هیجانی EQ Learning

Mahmood Amirinia . مدرس و مولف مستقل هوش هیجانی . Instructor and Freelance researcher on Emotional Intelligence