مکاتبات اداری بازرگانی

آموزش مکاتبات اداری و گزارش نویسی

مکاتبات اداریبازرگانی

آشنایی با مکاتبات اداری و فن گزارش نویسی

چه بسیارند کسانی که دوست دارند، روابط اجتماعی خود را با دیگران بهبود بخشند و یا کسانی که از بسیاری و آشفتگی روابط خود، ملول و سردرگم شده اند. اما همان طور که آقای آلن بارکر (Alan Barker) در کتاب خود می‌نویسد، اگر شما ارتباط نداشته باشید، زنده نمی‌مانید و البته یکی از مهمترین انواع ارتباطی از گذشته تا امروز، ارتباط نوشتاری است و به ویژه در سازمان‌ها، مکاتبات اداری از اهمیت بسیاری برخوردار است. به همین سبب در این نوشتار تلاش بر این است که خوانندگان با اصول و شیوه‌های مکاتبات اداری و گزارش نویسی آشنا شونند.

پریسا آقازاده، مدرس و مؤلف مکاتبات اداری و فن گزارش نویسی

نقش ارتباطات 

افراد۷۰ %  ساعات بیداری  خود را در حال ارتباط  برقرارکردن هستند

ارتباط در یک گروه یا سازمان چهارعملکرد اصلی دارد :

               ۱) کنترل                ۳) ابراز احساسات

              ۲) انگیزش              ۴) تبادل اطلاعات

 مهمترین مولفه در ارتباط برقرار کردن «زبان» می باشد که تحت تاثیر متغیرهای بارزی است همانند:

  • سن        دانش       بافت فرهنگی

نحوه برقراری ارتباط سازمانی :

گفتاری ( شفاهی )

مکالمه کاری، مذاکره اداری، جلسه، همایش، دستورشفاهی، گزارش شفاهی

 نوشتاری ( کتبی )

نامه اداری، صورتجلسه، بخشنامه، دستورالعمل، آیین نامه، حکم، گزارش کتبی

انواع مکاتبات :

۱-  مکاتبات بازرگانی

۲-  مکاتبات اداری

تفاوت مکاتبات اداری و بازرگانی دراندازه کاغذ،فرم وشکل نوشتن و محتوای آن می باشد.

اصل ۱۵ قانون اساسی مصوب ۱۳۵۸ می گوید :

   « زبان و خط رسمی و مشترک مردم ایران ، فارسی است. اسناد و مکاتبات و متون رسمی و کتب درسی باید با این زبان و خط باشد ، استفاده از زبان های محلی وقومی درمطبوعات و رسانه های همگانی و تدریس ادبیات آنها درمدارس درکنار زبان فارسی آزاد است ولی استفاده از زبان بیگانه مجاز نیست

به طورمعمول سربرگ نامه‌‏های بازرگانی نوع و چگونگی فعالیت‏های آنرا نشان می‏دهد.

 مکاتبات بازرگانی

سرلوحه و ته برگ  عبارتست از:

۱- علامت تجاری (آرم یا لوگو)

۲- نام شرکت یا موسسه که به طور معمول نوع فعالیت را مشخص می کند.

۳- شماره ثبت دفتر شرکت ها یا کد رهگیری یا شناسه ملی

۴- حدود فعالیت (سهامی خاص ، مسئولیت محدود و ….)

۵- نشانی ، شماره تلفن ، تلگراف ، تلکس ، دورنگار یا نمابر(فکس) ، وبگاه (سایت) و  رایانامه (ایمیل)

♥ نکته : استفاده از زبان بیگانه در مکاتبات بازرگانی مجاز می باشد.

مکاتبات اداری 

هر نامه  در مکاتبات اداری ،  داری ۶ جزء به شرح زیر است :

۱- سرلوحه شامل نشان (آرم یا لوگوی ) سازمان و نام تشکل درسمت راست بالای سربرگ ، نام خداوند و گاهی آرم جمهوری اسلامی در مرکز، مشخصات دفتری شامل تاریخ ، شماره و پیوست درسمت چپ بالای سربرگ)

۲- عنوان گیرنده ، فرستنده ، موضوع نامه

۳- متن نامه شامل (آغاز، متن اصلی ، پایان و نتیجه گیری)

۴- مشخصات امضای کننده نامه و امضای نامه

۵- گیرندگان رونوشت

۶- ته برگ شامل نشانی(آدرس)، تلفن، دورنگاریانمابر(فکس)، رایانامه(ایمیل)، وبگاه(سایت) و …

نکات مهم در مکاتبات اداری
  • درج نام فرد گیرنده و بعد پست سازمانی وی یا برعکس آن از نظر اصول نامه نگاری تفاوتی نمی کند ولی از منظر روانشناسی ذکر نام فرد در ابتدا نشان احترام بیشتر می باشد ، به همین دلیل در نامه های پایین دستی به بالادستی (حضورمحترم …./ مدیریت ، ریاست ….) ابتدا نام فرد و بعد پست سازمانی وی ذکر می شود و در نامه های بالادستی به پایین دستی ابتدا پست سازمانی و بعد نام فرد ذکر ( معاونت …/ حضور محترم …) می گردد.
  • به کار بردن عنوان پست سازمانی (مدیریت / ریاست / معاونت) به جای شخص سازمانی (مدیر/ رئیس/ معاون) صحیح نمی باشد ولی به دلیل تداول مرسوم شده است و نشان احترام بیشتر تلقی می گردد. همانند : مدیریت به جای مدیر/ ریاست به جای رئیس و معاونت به جای معاون.  
  • نوشتن حروف   به ، از   به جای  گیرنده و فرستنده   در ارگان هایی همانند ارتش ، سپاه ، نیروی انتظامی و … مرسوم می باشد و در وزارتخانه های دیگر در صورت لزوم ، همان کلمه گیرنده و فرستنده درج می گردد.
  • کاربرد کلمات احترام آمیز برای تشکل ها و سازمان ها مجاز نمی باشد (مثل : اداره محترم / شهرداری محترم) و تنها برای افراد و شخصیت ها کاربرد دارد (مدیریت محترم اداره… / شهردار محترم).

اصل تاکید : ازمنظر روانشناسی بیشترین تاثیر را ، پاراگراف اول و آخر بر روی مخاطب دارد که درفن بیان ازآن باعنوان اثرتقدم وتاخر و در نثر با نام اثرمطلع و ماخر یاد می شود.

 

انواع مکاتبات اداری :
  • نامه
  • گزارش
  • صورتجلسه
  • دستورالعمل (آیین نامه)
  • حکم
  • بخشنامه
  • آگهی

بخش های نامه :

مکاتبات اداری

۱- مقدمه :

    – بازگشت به (عطف به ) / پیرو (تعقیب) نامه یا دستور یعنی بیان سابقه نامه

    – دلایل ارسال نامه/ کمک به درک بهتر پیام

مکاتبات اداری

۲- متن نامه :

   – پیام اصلی

   – طرح یک یا چند مسئله مربوط به یک موضوع (چندین موضوع مجاز نمی باشد.)

مکاتبات اداری

۳- پایان و نتیجه گیری :

    – تاکید بر خواسته و تشویق گیرنده به نظرموافق

    – مدت زمان پاسخگویی

.

مکاتبات اداری و فن گزارش نویسی، نشریه هوش، زبان و هیجان رفتار
مکاتبات اداری و فن گزارش نویسی: بخش های یک نامه شامل مقدمه، متن و پایان است

 

طرح کلی گزارش: ( Layout)

  1.  جلد
  2. صفحه عنوان
  3. فهرست
  4. مقدمه
  5. متن اصلی شامل داده ها ، نتایج
  6. پایان و نتیجه گیری و ارائه راهکارها و پیشنهادات
  7. پیوست ها شامل تصاویر، نمودارها، گراف ها ، جداول و …
  8. فهرست منابع

انواع گزارش :

۱- گزارش نامه ای

  • ظاهر :  شبیه نامه اداری
  • گزارش :  حد اکثر ۳ صفحه

۲- گزارش یادداشت

  • سطوح ارتباطی : میان افرادی که ارتباط کاری نزدیک دارند.
  • متن و محتوا : کوتاه، ساده، بیان صریح و ناظر به ایده اصلی

۳- گزارش کوتاه

  • طول : ۴ تا ۸ صفحه
  • سطح سازمانی : برون سازمانی (همراه با صفحه عنوان و نامه ارسال) یا درون سازمانی

۴- گزارش بلند

  • طول : ۱۰ صفحه تا چند جلد
  • ظاهر : صورت گسترش یافته گزارش کوتاه

رده الف

  • رسمیت : بسیار رسمی اداری
  • سطح سازمانی : بطور معمول برون سازمانی
  • سطح کیفی : کیفیت بسیار بالا

رده ب

  • رسمیت : رسمی اداری
  • سطح سازمانی : معمولاً برون سازمانی
  • طول : بیش از ۲۵ صفحه

lرده ج

  • رسمیت : نه چندان رسمی اداری
  • مانند : گزارش کمیته های اجرایی
  • طول : حدود ۲۰ صفحه

رده د

  • رسمیت : به طور معمول در یک برهه زمانی خاص اعتبار دارد.
  • مانند : گزارش های درون بخشی (مفصل تر از گزارش یادداشت)
  • طول: حدود ۱۰ تا ۱۵ صفحه

۵- گزارش امکان سنجی اجرای پروژه

پرداختن به موارد زیر در متن اصلی :

  • اولویت مورد در سازمان / اهمیت اجرای پروژه برای سازمان
  • امکانات بالقوه و بالفعل سازمان / تجهیزات لازم / نیروی انسانی مورد نیاز
  • جنبه های تجاری– اقتصادی / زمینه های رقابت / ریسک ها،خطرات واحتمالات
  • اقدامات لازم اولیه/ هزینه اجرا / مدت اجرا و طرح زمان بندی با توجه به اولویتها
  •  اجزاء و ساختار :  مشابه گزارش بلند

۶-گزارش بررسی کارشناسی (فنی)

پاسخ به این پرسش ها :

  • موضوع یا مشکل چیست؟ / دلایل بررسی موضوع یا پدید آمدن مشکل چیست؟
  • اهمیت مشکل یا موضوع تاچه حداست و پیامدهای آن چیست؟
  • راهکارها و راه حل های پیشنهادی کدامند؟
  • امکانات و محدودیت ها کدامند؟ / زمان لازم برای بررسی موضوع یا رفع مشکل چقدر است؟
  • نتایج قابل پیش بینی حاصل ، کدامند؟
  • اجزاء و ساختار :  مشابه گزارش کوتاه

۷- گزارش خرابی تجهیزات :

پاسخ به این پرسش ها :

  • چه تجهیزاتی آسیب دیده اند؟ / گستردگی خرابی چقدراست؟
  • میزان خسارت وارده چقدر است؟
  • آیا خرابی سابقه دارد؟
  • چه کسی چه کاری باید بکند؟ / طی چه مدتی؟
  • آیا دستگاه تحت ضمانت(گارانتی) شرکتی است یاخیر؟
  • هزینه ترمیم چقدر است؟
  • اجزاء و ساختار :  مشابه گزارش کوتاه

با خرید پکیج کتاب هوش هیجانی به صورت آنلاین ، در پنج طرح طلا سکه و کتاب شرکت نمایید:

www.mahmoodamirinia.ir

نویسنده: سایت آموزش هوش هیجانی EQ Learning

Mahmood Amirinia . مدرس و مولف مستقل هوش هیجانی . Instructor and Freelance researcher on Emotional Intelligence